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こんにちは、
しょうりです。
こちらでは、
保存したファイルが見つからない！なんてことを無くすファイル管理術5選
をお伝えします。
ファイルがどこにあるかわからない…
ってなって探していることってありませんか？
もししょっちゅうそうなっているのであれば、ここでお伝えするファイル管理術を取り入れてみてください。大幅に改善すること間違いなしです。
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保存したファイルが見つからないデメリット
ここからは、
保存したファイルが見つからないデメリット
をお伝えします。
残念なデメリットだらけなのでしっかり理解して、ファイルをが見つからないなんてことをなくしていってください。
保存したファイルが見つからないデメリット① 探す時間がムダ
保存したファイルが見つからないデメリット1つ目は、
探す時間がムダ
です。
ファイルへのアクセスがすぐにできるようになっていれば、探す時間はゼロで仕事に取りかかれます。
つまりファイルを探す時間はすべてムダってことです。なにも得られない、なにも進展しないままただただ時間を無駄にしてしまいます。
保存したファイルが見つからないデメリット② 見つからなかった作り直し
保存したファイルが見つからないデメリット2つ目は、
見つからなかったら作り直し
です。
最悪ファイルが見つからなかったら、そのファイルを作り直すハメになることもあります。ちゃんとわかるように管理しておけば、そんなことしなくてよかったのに作り直すなんて時間と労力の無駄です。
保存したファイルが見つからないデメリット③ 作業効率が上がらない
保存したファイルが見つからないデメリット3つ目は、
作業効率が上がらない
です。
ファイル探しに時間をとられ…
見つからなくて作り直して時間を取られ…
こんなことをやっていては、ビジネスの作業効率はいつまでたっても上がりません。効率悪い状態でだらだら取り組んでいてもなかなか成果は得られません。
すぐアクセスできるファイル管理術
ここからは、
すぐアクセスできるファイル管理術
をお伝えします。
簡単にできることばかりなのでぜひ意識してやってみてください。ファイルが見つからない！って言って探すことがなくなります。
すぐアクセスできるファイル管理術① フォルダ分けを細かくしておく
すぐアクセスできるファイル管理術1つ目は、
フォルダ分けを細かくしておく
です。
ジャンルごとに細かくフォルダ分けしておきましょう。
ビジネスのフォルダを作ったら、その中にビジネスごとにフォルダを作って、さらにその中に、メルマガ原稿用、ブログ記事用、教材用、画像用、レポート用など用途別にフォルダ分けしてください。
そんな感じでできるだけ細かくフォルダを分けておくことで、フォルダ名を見れば何が入ってるかすぐにわかって、フォルダ内でファイルを探す手間を大幅に減らせます。
なのでまずは細かくフォルダ分けするところからやってみてください。
すぐアクセスできるファイル管理術② ファイル名に法則性を持たせる
すぐアクセスできるファイル管理術2つ目は、
ファイル名に法則性を持たせる
です。
ファイル名も工夫してつけるようにしてください。
日付、タイトル、なんのファイルか、なるべく一目見てわかるように名前を付けていってください。
法則性を持たせてファイル名をちゃんとつけておけば、ファイルをもしも見失った時に検索して見つけやすくなります。
ここのルールはなんでもいいので、自分なりになにかルール決めて名前付けるようにして下さい。
すぐアクセスできるファイル管理術③ タスクバーを有効活用
すぐアクセスできるファイル管理術3つ目は、
タスクバーを有効活用
です。
デスクトップからファイルに瞬時にアクセスできるようにするためには、タスクバーを有効活用するのがおすすめです。
まず良く使うソフトは「タスクバーにこのプログラムを表示する」にしておいて、すぐ開けるようにしておいてください。
さらによく使うファイルを「いつも表示する」設定しておけば、良く使うファイルに一瞬でアクセスできます。
わたしもこの機能は使い倒しています。2クリックで使いたいファイルを開けるのでめっちゃ効率的です。
すぐアクセスできるファイル管理術④ よく使うものは記憶する
すぐアクセスできるファイル管理術4つ目は、
よく使うものは記憶する
です。
これは必須ではありませんが、よく使うファイルの置き場所は記憶しておくと困ったときにラクです。すべてのファイルの場所を記憶するのは大変なのでそこまでしなくていいですが、使用頻度の高いファイルの場所は覚えておくことで、見失ったときに無駄に探す時間を無くせます。
タスクバーの「いつも表示する」がたまに消えることがあるので、そういうときに場所をある程度記憶していたら困りません。復帰もスムーズにできます。
すぐアクセスできるファイル管理術⑤ 保存先を固定しておく
すぐアクセスできるファイル管理術5つ目は、
保存先を固定しておく
です。
たまにどこに保存されたかわからないときってありませんか？それを防ぐためにはこれがおすすめです。
すべてのソフトでいったんファイルを保存する場所を固定しておいてください。固定したフォルダにとりあえず保存して、そのあとそれぞれのフォルダに移動してください。
そうすることで、とりあえず作ったファイルは同じところに保存されるのでどこに保存されたか探す無駄を無くせます。
ファイル保存するときに保存先をちゃんと選んでおけばべつにこれは必要ないので、やらなくてもokです。
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ファイルが開けるけど場所がわからない時の対処法
ここからは、
ファイルが開けるけど場所がわからない時の対処法
をお伝えします。
ファイルを開くことはできるんだけど、どこのフォルダにあるのか忘れた！わからなくなった！ってときのための対処法です。これも合わせて知っておいてください。
ファイルが開けるけど場所がわからない時の対処法① プロパティでフォルダを確認する
ファイルが開けるけど場所がわからない時の対処法1つ目は、
プロパティでフォルダを確認する
です。
ファイルのアイコンを右クリックしてプロパティを開いてみてください。
そしたらファイルの場所が書かれていると思います。そのフォルダにいけば無事発見できます。
ファイルが開けるけど場所がわからない時の対処法② ファイル名で検索してフォルダを開く
ファイルが開けるけど場所がわからない時の対処法2つ目は、
ファイル名で検索してフォルダを開く
です。
プロパティでよくわからなかった場合はこっちをやってみて下さい。
デスクトップ画面でスタートメニューを開いて「プログラムとファイルの検索」にファイル名を入力して検索してください。
出てきたファイルを右クリックしたら、「フォルダへ移動」っていうのがあると思うのでそれをクリックしてください。
そしたらフォルダに到着です。
最後に
以上、
保存したファイルが見つからない！なんてことを無くすファイル管理術
をお伝えしました。
ファイル管理がいい加減だと、ビジネスの作業効率は大幅に落ちてしまいます。あと集中力も落ちます。無駄な時間が増えて、無駄なエネルギー消費増えますからね。
なのでファイル管理はしっかりやっておいた方がいいです。あとファイルってどんどん増えていくので、あとから整理しようと思うと大変です。なのではやめにやっておくことをおすすめします。
ちなみに今回紹介したファイル管理術に関連して、インターネットを活用してお金を稼ぐノウハウやマインドセットなどについてメルマガで無料配信しているので、もしよかったらご登録ください。
いつでも解除できるのでお気楽にどうぞ。
↓
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それでは最後まで読んでいただきありがとうございます。
しょうり
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