こんにちは、甲斐翔太です。
あなたはパソコンの中身は整理されていますか？
データが整理されているかどうかで仕事の効率化をグッと上げることができるのです。
「あのデータはどこだったっけなあ～？」なんて探している時間が長ければ長いほど
あなたが利益を生み出す時間は削られていきます。
結局私達には平等に２４時間しかありません。
それにもかかわらず、データを探すのに時間を取られてしまうのはあまりにももったいないことなのです。
ということで、WindowsPCで私が行っているデータの整理方法を参考にしてみてください。
デスクトップの使い方
そもそもですが、パソコンの仕組みを正しく理解していない人に共通することとして
何でもかんでもデスクトップに貼り付けたり保存したりしているんですよね。
これは、私からすればナンセンスです。
デスクトップにファイルを載せすぎれば、探すのも面倒になりますし、
ごちゃごちゃしていて作業効率も確実に低下します。
デスクトップには、その日作業するべきファイルを置いておいたり、
まだ作業が終了していないものだけを置いておくべきでしょう。
そうするとその日やるべき作業の優先度の高いものがわかるようになります。
ダウンロードファイルの使い方
ここには、インターネット上でソフトをインストールするのに、インストーラーを保存する場合や
メールに添付されたファイルをダウンロードすると自動的に入るファイルになります。
つまり、整理しないとどんどん溜まっていく場所なんです。
それにもかかわらず、ここにZIPファイルとかが溜まってしまって、
中身を見なきゃ何が入っているかわからない状態になる人は確実に時間をロスすることになるでしょう。
ダウンロードしてすぐに開きたいのに、今ダウンロードしたファイルがどれかわからないってことになれば、
それは無駄な作業です。
必要なものは、ドキュメントやピクチャ、ムービーなどそれぞれに移動させるようにしましょう。
そして不要なインストーラーやZIPファイルは削除してしまいましょう。
ドキュメントファイルの使い方
ここには、基本的にWordやExcelで作られたファイルや
PDFなどの資料を入れるようにしましょう。
ただし、フォルダを使わずにそのままの状態で入れていけば、
当たり前ですが、どれがどれだかわからなくなりますので、
ドキュメントファイルの中にフォルダを作って分類していきます。
フォルダの作り方
ドキュメントファイルをクリックして開きます。
そうすると、画面の上の方に以下のようなメニューがあり、
そこに「新しいフォルダー」というボタンがあるのでクリックするとフォルダーが作成されます。
ここで任意の名前を入れてしていくわけですが、普通に入れても結局グチャグチャになるのがオチです。
だからこそ、名前の付け方が重要になりますね。
名前の付け方
パソコンの中身を整理する方法として大事なことは、あなたの使いやすい状態に並べ替えることです。
わかりずらいフォルダ名でフォルダを作成してしまうと、そこに何が入っているのかを確認せざるを得ません。
だからこそ、名前の付け方が重要になりますし、
よく使うフォルダを上の方に置いて置くことが、作業の効率化に直結します。
ということで私がやっている方法は、
フォルダ名の最初に数字を入れるということです。
よく使うもの順に「001◯◯」「002◯◯」という風に入れておくだけで、その数字順に表示されるようになります。
こうしたこと一手間を加えるだけで、必要な資料を探すという無駄な時間を節約できるようになるのです。
これらは、写真の管理も動画の管理も同じですね。
よく使うものをすぐ使えるようにすることが大事なのです。
不要なものは削除する
結局のところ実生活と同じで、PC内も整理整頓できる人の方が仕事ができるのは当たり前です。
私が以前勤めていた職場では、ファイルを探すだけで１時間かけていた人もいましたからね。
当たり前ですが、そんなことに時間をかけていれば自由な時間を過ごすこともできません。
少ない時間で最大限の結果を出すための工夫をするようにしましょう。
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