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仕事の「うっかりミス」を防ぐシンプルな方法

仕事の「うっかりミス」を防ぐ方法

新年度がスタートしてから1ヶ月がたって、連休を迎えて一息つける方もいると思いますが、
中には、気が抜けてしまい仕事に戻りたくないなと思っている方も多いと思います。

社会人になってから少し業務に慣れ始めた方も、すでに通常業務には慣れきっている方でも、
そんな時に限って、もしかしたら「うっかりミス」をしてしまう危険性もあるかもしれません。

今日は、慣れている業務であるからこそ陥りがちなミスを防ぐ方法をシェアしたい思います。

1. 基本業務でうっかりミスをする要因を知る

『「事務ミスゼロ」の仕事術』によれば、うっかりミスをしてしまう要因としては以下が考えられます。

①散乱した机
②後回し思考
③慣れによる思い込み

①散乱した机

資料が山積みになっていてデスクが散らかっていると、大事な書類やメモを無くしてしまうことがありますよね。さらには、不要なものや他のタスクが目に入るので、集中力が低下しまうこともあります。基本ではありますが、デスクの上は整理し、使ったものは必ず元の場所に戻す習慣をつけることが大切です。

②後回し思考

自分もそうだったのですが、「明日やればいいや」と後回しにした仕事は、誰かに指摘されるまで放置してしまう事ってありませんか?
こういう時こそ、「明日はこない」と考えて、実行日や締切り期日を決めて、スケジュールに組み込むようにすると、指摘を受ける前に取り組むことができます。あとは、依頼を受けた時にすぐに、自ら「いついつまでにやります」と言い切ってしまい責任を持つことも後回しを防ぐ方法だと思います。

③慣れによる思い込み

業務に慣れてくると、「いつも問題ないから今回も大丈夫だろう」と思い込みによって、本来やるべき手順や確認を省いたりしてしまう事ってありますよね。ただ何か事故が起きた時に、起きてからではもう遅くて、「どうして確認をしなかったのだろうか」という後悔を味わった人もいるかと思いますが、そうならないためにも、まずは慣れによる慢心に注意して、慣れた時こそ、基本に忠実に、丁寧に仕事をすることが大切ですよね。

2. メモしただけではなくて行動までする

研修を終えた新社会人の方は、まずはメモを取ることの重要性を学んで実行していることと思いますし、メモを取ることの重要性は、最近『メモの魔力』でも話題になっていますよね。

仕事の依頼を受けてから、一番良いのは、その場で処理をしてしまうことですが、できないときは、まずはメモを取ったり、to do リストに加えるようにすると良いと思います。ただこの時に、注意したいのは、メモしただけで満足しないことです。メモしただけで満足してしまうことが、「うっかり」の原因になります。いついつまでにやるという期日を設定して手帳に書いたり、リマインド機能をつかうことで、仕組み化することが大切です

3. 業務の時間に注意する

始業時間開始から30分程は、気分が乗り切らずに集中力が落ちやすく、昼食後の午後一の時間は、眠気に襲われる時間なので、ミスが起きやすいと言われています。

土日が休みの場合は、水曜日や木曜日は、中だるみが発生しやすいので、得意な仕事やワクワクする仕事に取り組んだり、やる気を高めることが大事です。

4. うっかりを防止するチェックを行う

「人」「時間」「場所」を工夫してダブルチェック、トリプルチェックをすることがオススメです。

新入社員の頃は、ミスや事故を防ぐためにも、自分だけでするのではなく、先輩上司に確認依頼をすることが半ば義務付けられているかと思いますが、重要な書類の内容や送付などミスが許されない時は、新入社員であるかどうかに関係なく、周りの人に協力してもらい、チェックをしてもらうことが大切です。

自分一人で確認をするしかない場合は、間違いがある前提で見直す意識を持つとオススメです。自分もそうでしたが、「これだけ時間をかけたのだから大丈夫だ」とミスがない前提で確認をしてしまいがちですが、一度立ち止まって客観的にミスがある前提で確認をすると、案外ミスがあったりしますよね。自分だけの確認をする場合は、他にも場所や時間を変えて気分を変えて行うと発見しやすくなるので、こちらもぜひ試してみてください

まとめ

「すっかりやるのを忘れていた」「こんなミスをするはずじゃなかったのに」
明らかに自分のミスとわかる「うっかり」は、後悔が大きいし、やってしまったあとは、後の祭りになってしまうことも多いので、でしたら事前に防げるように意識して取り組みたいですよね。

連休が開けて気が抜けがちな時こそ、意識できると良いですね。

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